出差费用降不下来？企业管理新招，轻松节省30%！

“每个月最头疼的不是KPI，而是出差！”

YOYO是某家居企业的区域经理，近年来公司业务扩张迅速，出差几乎成了常态。

表面上很潇洒，实际上麻烦不断：

有时出差通知临时发出，机酒价格不可控，加上差旅标准收紧，可选的舒适酒店更是寥寥无几，甚至会遇到“一房难求”的情况。

回来后才是她最头疼的环节。发票堆积如山，财务不断盘问发票真实性，报销周期又长，差旅垫付只能从工资里支出，焦虑成为常态。

01成本压力vs员工体验企业差旅问题难解

随着全球化进程的推进，跨境业务和国际化合作日益增加，企业的商旅需求也随之增长。为了拓展市场、加强客户关系、促进合作与交易，企业不得不加大对外商旅往来的投入，这直接推动了全球商旅支出的持续增长。

根据GBTA的数据，2024年中国的商旅支出预计达到3725亿美元。

而在商旅市场加速复苏的同时，国内外宏观经济形势也出现了新的不确定性。国内企业，尤其是中小型企业在投入上趋于谨慎。

据国家统计局公布10月份制造业采购经理指数（PMI）：

 中型企业PMI为49.4%，比上月上升0.2个百分点；小型企业PMI为47.5%，比上月下降1.0个百分点。（当PMI指数低于50时，通常意味着经济活动处于收缩阶段，企业的采购和发展投入往往受到限制。）

在此背景下，企业差旅管理面临着多重挑战：

由于缺乏有效的管理措施和流程控制，许多企业在差旅管理中出现了资源浪费。出行人员无法实时查看订单、差标设定不精确、代订责任不明确、审批流程滞后等问题，导致了不必要的成本增加和管理效率低下。

另外，商旅标准未能及时跟上市场价格变化，因可选择的资源有限，导致员工的差旅条件难以满足预期。为了提升舒适度，部分员工可能绕过规定，做出不合理的住宿选择或超出预算的支出，从而加重了企业的资源浪费和合规风险。

传统的“硬控”管理方式显然已暴露出明显短板。简单粗暴地压缩预算可能损害员工满意度和工作效率，而宽松的管理则容易埋下合规隐患。

因此，企业亟需一套全新的线上服务与管理工具，在“降本、体验、合规”三者之间找到平衡点。

02场景化管控 +专属化资源赋能企业实现降本增效

如何有效解决在差旅中这三者的问题？美团企业版为企业提供了全新的解决思路。其中，场景化管控和专属化资源的运用必不可少。

每次差旅，都是一个独特的“场景”，涉及的细节和需求也各不相同。场景化管控强调将多个消费场景整合到一个统一的平台进行管理。

具体来说，优化代订流程、明确代订责任人和制定差标标准，是防止费用超支和管理混乱的基础。通过系统化流程，企业可以避免代订环节不规范或责任不清所导致的重复预订和不必要的支出。

其次，审批流程同样至关重要。数据显示，由于审批不及时造成机票价格上涨的订单占整体订单的约3-8%，每张订单的价格上涨幅度在50至200元不等，从而造成大量的浪费。通过引入多层级和可配置的审批流程，企业可以根据实际情况灵活设置审批节点，确保审批效率和成本控制并行不悖。

同时，美团企业版还支持或签功能，即在同一审批层级下，若某审批人忙碌，可由其他审批人代为审批，从而进一步提高了审批的灵活性和效率。

此外，场景化管控促进了数据的集中管理，使企业能够全面掌握消费数据，为数据分析和决策支持提供了有力保障。

在场景化管控的基础上，美团企业版还为企业提供专属化资源：

美团企业版实现了机票、酒店、火车票等差旅场景资源的100%覆盖，通过多维度价格体系聚合，满足不同客户需求，通过直接与航空公司和酒店集团建立合作关系，提供更具竞争力的价格。

美团企业版以美团供应链为核心，建立了四层供应链体系，帮助企业得到持续的成本的降低。

通过这一体系，企业可享受到丰富的优惠资源，包括协议酒店价、酒店集团个人会员价、优美会价，以及差旅好价等多种优惠渠道，这些都能在显性层面上获得更大的折扣和节省。

单纯的显性成本节省仅是起点，更深层次的结构优化才是实现持续降本的关键。

目前，企业差旅酒店订单的管理大多数通过协议价格和非协议价格两种方式，其中协议托管酒店的比例仅占约35%。这意味着，约65%的订单未能享受到协议价格，企业在这部分存在显著的成本节省空间。

对企业而言，理想的订单结构为“60%+30%+10%”模式，即60%的订单通过协议托管实现，30%则结合个人会员、美团C端及差旅好价服务，而非协议订单仅占10%。针对剩余的10%非协议酒店订单，美团企业版构建了完善的闭环管理机制，通过对高频预订及企业特定需求的酒店进行深入分析，将其纳入未来的协议酒店合作范畴，从而不断迭代和优化企业的酒店预订策略。

此前，某大型企业在差旅管理时由于住宿成本高昂，导致员工的住宿体验不佳。为了解决这一挑战，企业借助美团企业版改善资源配置，建立了更多的酒店协议托管关系，并充分利用平台的价格优势。

在集中采购策略实施前，该企业协议托管酒店的预订占比仅为35%。通过策略调整，企业将预订量逐步转移到价格更具优势的酒店，使得协议托管酒店的预订占比显著提升至85%，也由此实现了差旅成本的降低。

因此，降本的真正目标不仅仅是逐笔节省，而是通过优化订单结构和有效的资源管控，实现整体成本的持续降低和管理。

借助场景化管控和专属化资源，美团企业版帮助企业实现了15%到30%的成本节约，同时确保消费合规，为企业带来了实实在在的效益。

对于加速推进出海发展的中国企业来说，管控差旅成本的重要性也日益凸显。

环球旅讯在2024年Q3中国商旅市场趋势报告的调研中发现：相比去年，今年有40.8%的企业在国际商务旅行上频次增加。

为了更好地支持中国企业走向全球，美团企业版推出国际差旅服务，集成国际机票和酒店两大核心功能。

即使在海外，企业也能享受与国内一致的预订体验，并根据需求灵活配置。系统还支持人民币报价与结算，避免汇损风险，简化企业支付和报销流程。

结语

如何平衡差旅成本与员工体验、优化预订流程及应对跨境差旅管理挑战，已成为企业关注的焦点。

12月11日，美团企业版将在上海主办以“SIMPLE 激活企业内生力”为主题的第二届企业消费管理大会。大会将邀请多位商旅行业专家和企业高管，共同探讨有关企业差旅消费的焦点议题与解决方案。

差旅管理还有哪些优化空间？来这里找答案。